档案整理外包

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档案整理标准和要求


1、文书档案:《归档文件整理标准》


(DB12/T127-2001)


(1)归档范围:

按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件,上级或其他单位发来的文件,无关重要参考利用价值的不归档。


(2)保管期限:

按照国家档案局8号令要求,2007年后(包括2007年),保管期限为永久、30年、10年。


(3)整理:

归档文件以每份文件为一件,请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开,各为一件,集中排列。永久30年应去除金属物,使用棉线或不锈钢钉装订。


归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处,如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等,不可使用铅笔、圆珠笔。


将整理好的归档文件装盒,盒首放置归档文件目录,盒底放置备考表,并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全,应刻章并使用红色印油加盖,不可手写。


(4)计算机录入:

将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统,做到文件级目录计算机检索。


2、会计档案:财政部、国家档案局《关于印发(会计档案管理办法)的通知》

(财会字[1998]32号)


(1)分类和保管期限:

会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中:

会计凭证类包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证(15年)

会计账薄类包括:现金日记帐、银行存款日记账(25年总账)、各类明细账(15年)

财务报告类包括:月报、季报(5年)年报(永久)

其他类包括:会计移交清册(15年)会计档案保管清册、会计档案销毁清册(永久)


(2)组卷:

会计凭证要求凭证封面项目填写齐全,签署完整,装订整齐,包角,加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册,加封皮,编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物,装订成册,加封皮。


(3)装盒:

采用会计档案专用档案盒,盒脊、盒封面项目填写齐全规范(不可手写,需购置(刻)章加盖,红色)。每卷填写备考表,签署完备。


(4)排列和编号:

按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开,再按时间顺序编制大流水号。


(5)编目:

整理完成后,使用档案管理软件编制案卷、卷内目录。卷内目录放置每卷卷首,案卷目录汇总装订成册。


(6)移交:

本单位会计部门将整理好的会计档案移交本单位档案部门时,需编制移交目录,填写移交清单,双方做好签署后移交。


3、专业档案:按照相关业务档案管理标准、规定执行。


4、基建档案:《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)与《科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)。


项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应齐全、准确、系统。


5、照片档案:实行纸质照片、数码照片双套归档。


数码照片:收集本单位召开重要会议和活动拍摄的数码照片,建立照片档案数据库,与档案管理软件挂接并实现计算机检索,硬盘、光盘多套备份,安全保管。


纸质照片:每个重要会议或活动冲印出有代表性的照片3-5张,5.6寸均可,使用市档案局统一装具。逐张填写照片说明,说明需包含六要素:事由(照片影像所反映的事件、事务的情由)、时间(事件发生变化产生的时间和拍摄时间)、地点(被拍摄所在的具体地点)、人物(照片上主要人物的姓名、身份、位置)、背景(解释照片影像主题背景)、摄影者(拍摄单位或个人)等。


6、声像档案:收集本单位开展重要活动摄录的声频、视频文件,建立声像档案数据库,硬盘、光盘多套备份,安全保管。光盘、磁带盒(套)填写说明:编号、时间、地点、事由。


 7、实物档案:收集本单位荣获市级以上(含市级)表彰、称号的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书;领导人的题词;字画;以单位名义收到的礼品等有特色具有保存价值的物品,逐件编号登记,有条件放至展柜、展室保管。


8、电子文件:《电子文件归档与管理规范》(GB/18894-2002)、《天津市电子文件管理暂行办法》(津党厅(2010)4号)。


应将收集齐全的电子文件刻盘多套备份,对光盘进行整理编号,形成检索目录。目录项目可包括:档案类别、编号、主要内容、保管期限、移交部门、移交人、光盘刻录日期等。光盘存放要符合特殊载体保管要求。


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